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Einen Partner anlegen und Tracking einrichten

Mit dem Partner-Tracking können Sie nachvollziehen, welche Klicks und welche Anfragen von welcher Partner-Website auf Ihre Seite gekommen sind. Das funktioniert komplett ohne Google Analytics, ohne Drittanbieter-Tracker und ohne Cookie-Banner-Pflicht.

Diese Anleitung zeigt Schritt für Schritt, wie Sie im WaaS-Backend einen Partner anlegen, was Sie dabei einstellen können und wie das Tracking dann technisch funktioniert.

Worum es geht

Sie kooperieren mit einer oder mehreren Partner-Websites — etwa einem Branchenverband, einer Kooperationsfirma oder einem Empfehlungsgeber, der Besucher zu Ihrer Website schickt. Bisher wussten Sie vermutlich nicht oder nur grob, welcher Partner welche Anfragen geliefert hat.

Mit dem Partner-Tracking ändert sich das: Jeder Partner bekommt einen eigenen, eindeutigen Tracking-Link. Sobald jemand über diesen Link auf Ihre Seite kommt und ein Formular ausfüllt, wird die Anfrage automatisch dem richtigen Partner zugeordnet — sichtbar in Ihrem CRM und in Ihrem Analytics-Dashboard.

Voraussetzungen

  • Zugang zum WaaS-Backend mit Admin-Rechten
  • Der Name und die Website-Adresse Ihres Partners
  • Optional: die Domain (oder mehrere Domains), von denen der Partner aus auf Sie verlinkt

Schritt 1: Zum Partner-Bereich navigieren

Im WaaS-Backend finden Sie in der linken Navigation den neuen Bereich “Partner” (zwischen “Kontakte” und “Analytics”).

Screenshot: Linke Navigation im WaaS-Backend mit hervorgehobenem Eintrag “Partner”.

Klicken Sie auf “Partner” — Sie sehen eine Übersicht aller bereits angelegten Partner. Beim ersten Mal ist die Liste leer.

Schritt 2: Einen neuen Partner anlegen

Klicken Sie oben rechts auf ”+ Neu”. Es öffnet sich das Formular zum Anlegen.

Screenshot: Leeres Anlage-Formular für einen neuen Partner.

Füllen Sie die folgenden Pflichtfelder aus:

Name

Der Anzeigename Ihres Partners, z.B. “Musterverband e.V.” oder “Beispiel Kooperation GmbH”. Dieser Name erscheint später in Ihrem CRM und Analytics-Dashboard. Wählen Sie etwas, das Sie selbst gut wiedererkennen.

Code

Der Code ist die eindeutige Kennung des Partners im Tracking-Link. Erlaubt sind Kleinbuchstaben, Zahlen und Bindestriche — keine Umlaute, keine Leerzeichen, maximal 40 Zeichen.

Beispiele:

  • musterverband
  • beispiel-koop-2026
  • partner-süd → wird automatisch zu partner-sued

Das Backend schlägt automatisch einen passenden Code aus dem Namen vor. Sie können den Vorschlag übernehmen oder anpassen.

⚠️ Wichtig: Wenn Sie den Code später ändern, funktionieren bereits verteilte Tracking-Links nicht mehr. Wählen Sie den Code daher gleich beim Anlegen passend.

Website

Die Hauptseite Ihres Partners (z.B. https://musterverband.de). Dient nur zur internen Orientierung — Sie sehen damit in der Übersicht auf einen Blick, wer der Partner ist.

Schritt 3: Die optionalen Einstellungen

Die folgenden Felder können Sie ausfüllen, müssen es aber nicht. Sie schalten zusätzliche Funktionen frei.

Referrer-Domains (Auto-Zuordnung)

Hier können Sie eine Liste von Domains hinterlegen, von denen aus der Partner auf Sie verlinkt. Wenn jemand über einen Link von einer dieser Domains zu Ihnen kommt — auch ohne den Tracking-Parameter in der URL — wird die Anfrage automatisch diesem Partner zugeordnet.

Beispiel: Ihr Partner hat die Hauptdomain musterverband.de und einen Blog auf blog.musterverband.de. Tragen Sie ein:

musterverband.de
*.musterverband.de

Das zweite Pattern fängt alle Subdomains ab. Damit erfassen Sie auch Klicks aus dem Blog des Partners.

Wann sinnvoll? Immer dann, wenn Sie nicht 100 % darauf vertrauen können, dass alle Links Ihres Partners den Tracking-Code enthalten — etwa wenn der Partner ältere Inhalte hat, in denen Sie schon vor der Tracking-Einrichtung verlinkt waren.

E-Mail-Adresse Ihres Partners

Optional. Wird in zukünftigen Versionen für automatische Monatsreports an den Partner verwendet. Sie können das Feld erstmal leer lassen.

Notizen / Konditionen

Reines Notizfeld für interne Vereinbarungen — etwa “10 % Provision pro qualifiziertem Lead” oder “Empfehlung gegen Empfehlung”. Wird nirgendwo automatisch verarbeitet, dient nur Ihrem eigenen Überblick.

Status

Wählen Sie zwischen:

  • Aktiv (Standard) — Tracking läuft, eingehende Klicks und Leads werden zugeordnet.
  • Pausiert — Tracking-Link funktioniert noch (Besucher kommen normal auf Ihre Seite), die Zuordnung im Hintergrund wird aber nicht mehr durchgeführt. Sinnvoll bei vorübergehend ruhenden Kooperationen.
  • Archiviert — Partner wird in der Übersicht ausgeblendet, alte Daten bleiben erhalten.

Partner-Dashboard freigeben

Standardmäßig deaktiviert. Wenn Sie diesen Schalter aktivieren, bekommt der Partner einen eigenen Read-Only-Link zu einem kleinen Dashboard. Dort kann er die Anzahl seiner Klicks und Leads pro Tag einsehen — ohne Login und ohne dass er Ihre persönlichen Kontakt-Daten sieht.

Mehr dazu unten unter “Partner-Dashboard freigeben”.

Schritt 4: Speichern

Klicken Sie auf “Speichern”. Der Partner ist angelegt — und Sie sehen jetzt die Detail-Ansicht.

Screenshot: Detail-Ansicht eines angelegten Partners mit Tracking-Link, Statistik-Vorschau und Action-Buttons.

In der Detail-Ansicht finden Sie den fertigen Tracking-Link zum Kopieren:

https://ihre-domain.de/?p=musterverband

Klicken Sie auf “Link kopieren” und schicken Sie ihn an Ihren Partner — per E-Mail, im Vertrag, in einer Vereinbarung oder direkt im Telefonat.

Der Partner kann den Code an jede beliebige Unterseite Ihrer Website anhängen. Beispiele:

https://ihre-domain.de/?p=musterverband
https://ihre-domain.de/leistungen/beratung?p=musterverband
https://ihre-domain.de/blog/artikel-titel?p=musterverband

Alle Varianten funktionieren identisch. Der Partner kann also gezielt auf eine bestimmte Landing-Page verlinken und die Zuordnung bleibt erhalten.

Wenn Ihr Partner mehrere bestehende Links auf Ihre Website hat (z.B. mehrere Blogartikel, in denen Sie verlinkt sind) und Sie ihm nicht zumuten möchten, jeden einzeln anzupassen, gibt es zwei Wege:

  1. Referrer-Auto-Zuordnung (empfohlen, einfacher): Tragen Sie die Domain des Partners im Feld “Referrer-Domains” ein. Dann werden eingehende Klicks auch dann zugeordnet, wenn der Tracking-Parameter nicht in der URL steht.
  2. Embed-Snippet: Wir können dem Partner ein kleines JavaScript-Snippet zur Verfügung stellen, das alle Links zu Ihrer Website auf seiner Seite automatisch mit dem Tracking-Code versieht — ohne dass der Partner jeden Link einzeln anfassen muss. Das Embed-Snippet kommt in einer der nächsten Versionen. Wenn Sie den Bedarf jetzt schon haben, sprechen Sie uns an.

Was passiert dann technisch?

Sobald der Tracking-Link an einen Besucher verteilt ist, läuft im Hintergrund Folgendes ab:

  1. Besucher klickt auf den Tracking-Link.
  2. Beim Aufruf Ihrer Seite erkennt das System den Partner-Code in der URL.
  3. Der Code wird für die Dauer der Sitzung des Besuchers gemerkt (max. 30 Minuten). Das geschieht über einen technisch erforderlichen Session-Cookie, der keinerlei personenbezogene Daten enthält — nur den Partner-Code.
  4. Während der Besucher auf Ihrer Seite navigiert, bleibt der Partner-Code aktiv.
  5. Füllt der Besucher ein Formular aus, wird der Partner-Code automatisch mitgespeichert.
  6. Im CRM (Bereich “Kontakte”) erscheint die Anfrage — und ist dem richtigen Partner zugeordnet.
  7. Im Analytics-Dashboard sehen Sie zusätzlich, wie viele Klicks pro Partner pro Tag eingegangen sind.

Wenn der Besucher kein Formular ausfüllt (sondern nur die Seite ansieht), wird trotzdem der Klick gezählt — die Zuordnung passiert auf Ebene “Klicks pro Partner”.

Wo Sie die Ergebnisse sehen

Im Analytics-Dashboard

Im Bereich “Analytics” finden Sie eine neue Auswertung “Klicks nach Partner”. Dort sehen Sie:

  • Wie viele Klicks pro Partner pro Tag
  • Welche Landing-Pages am häufigsten besucht wurden
  • Gesamttrends über die Zeit

Im CRM (Bereich “Kontakte”)

In der Liste Ihrer Anfragen sehen Sie eine neue Spalte “Partner”. Sie können nach Partnern filtern und so etwa auswerten, wie viele Anfragen ein bestimmter Partner gebracht hat.

In der Detail-Ansicht jeder Anfrage steht der zugeordnete Partner ebenfalls — gemeinsam mit der Information, wie zugeordnet wurde (über den Tracking-Link, über die Referrer-Domain oder manuell).

Partner-Dashboard freigeben (optional)

Wenn Sie Ihrem Partner einen eigenen Einblick geben möchten, aktivieren Sie in der Detail-Ansicht den Schalter “Partner-Dashboard freigeben”.

Sie bekommen daraufhin einen persönlichen Link für den Partner zum Kopieren — der Form https://ihre-domain.de/partner/<langer-zufalls-token>. Diesen Link schicken Sie an den Partner.

Der Partner sieht dann ohne Login:

  • Klicks pro Tag (letzte 30 Tage)
  • Anzahl Anfragen pro Tag
  • Top besuchte Seiten
  • Conversion-Rate (Anteil der Klicks, die zu einer Anfrage geführt haben)

Was der Partner ausdrücklich NICHT sieht:

  • Keine Namen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern Ihrer Anfragen
  • Keine Inhalte der Formulare
  • Keine personenbezogenen Daten

Sollte der Link einmal verloren gehen oder in falsche Hände geraten, können Sie ihn jederzeit per Klick auf “Token neu generieren” ungültig machen. Der alte Link funktioniert dann nicht mehr — der Partner bekommt einen neuen.

Was Sie noch wissen sollten

Tippfehler und falsche Codes

Wenn ein Partner einen Tracking-Link mit einem Tippfehler verteilt (z.B. musterverbnd statt musterverband), gehen die eingehenden Anfragen nicht verloren — sie kommen ganz normal als Anfrage in Ihr CRM, sind aber zunächst keinem Partner zugeordnet. Den Roh-Code sehen Sie in der Detail-Ansicht der Anfrage und können entweder den Code im Partner-Eintrag ergänzen (dann werden auch zukünftige Anfragen mit dem Tippfehler korrekt zugeordnet) oder die Anfrage manuell einem Partner zuweisen.

Mehrere Partner pro Anfrage

Aktuell wird genau ein Partner pro Anfrage zugeordnet — und zwar derjenige, dessen Tracking-Link der Besucher als letzter benutzt hat (sogenannte Last-Touch-Attribution). Wenn ein Besucher über zwei verschiedene Partner-Links auf Ihre Seite kommt und dann ein Formular ausfüllt, wird der zuletzt benutzte Partner zugeordnet.

Das Partner-Tracking ist so konzipiert, dass Sie keinen zusätzlichen Cookie-Banner auf Ihrer Website brauchen. Wir verarbeiten ausschließlich aggregierte Daten ohne Personenbezug und der einzige technische Cookie ist nach geltendem Recht (TTDSG § 25 Abs. 2 Nr. 2) als “unbedingt erforderlich” einzuordnen.

In Ihrer Datenschutzerklärung sollten Sie das Partner-Tracking dennoch kurz erwähnen. Ein vorformulierter Textbaustein liegt Ihrer Datenschutzerklärung bereits bei — wenn Sie unsicher sind, sprechen Sie uns an.

Was passiert mit dem Partner, wenn ich ihn lösche?

Wenn Sie einen Partner löschen, bleibt die Zuordnung bei den bisherigen Anfragen erhalten — die Anfragen verlieren nur die Verknüpfung zu einem aktiven Partner-Eintrag. Wenn Sie einen Partner langfristig nicht mehr nutzen, empfehlen wir den Status “Archiviert” statt eines Löschens — dadurch bleibt die Historie sauber nachvollziehbar.

FAQ

Muss ich für jede Empfehlungsquelle einen Partner anlegen? Nein, nur für die, bei denen Sie die Klicks und Anfragen explizit zuordnen wollen. Klassische SEO-Treffer, Direkteingaben und nicht-zugeordnete Quellen erscheinen wie gewohnt im Analytics-Dashboard, ohne Partner-Bezug.

Was kostet das Partner-Tracking? Nichts extra — es ist Standard-Bestandteil Ihres Performance-Pakets.

Kann ich rückwirkend Klicks oder Anfragen einem Partner zuordnen? Eingehende Anfragen können Sie in der CRM-Detail-Ansicht jederzeit manuell einem Partner zuordnen (Attribution-Methode: “manuell”). Bei reinen Klicks ist eine rückwirkende Zuordnung nicht vorgesehen, da wir keine personenbezogenen Klick-Daten speichern.

Funktioniert das Tracking auch bei QR-Codes auf Print-Material? Ja. Wenn der QR-Code auf einen Tracking-Link zeigt (z.B. https://ihre-domain.de/?p=messe-2026), funktioniert die Zuordnung genau wie bei einem digitalen Link. Praktisch für Messe-Auftritte, Flyer oder Visitenkarten.

Kann ein Partner mehrere Codes haben (z.B. für verschiedene Kampagnen)? In der aktuellen Version: ein Code pro Partner. Wenn Sie mehrere Kampagnen eines Partners getrennt auswerten möchten, legen Sie pro Kampagne einen eigenen “Partner” an (z.B. “Musterverband — Newsletter Mai” und “Musterverband — Event Juni”). Wir arbeiten daran, Kampagnen direkt unter einem Partner abbilden zu können — sprechen Sie uns gerne an, wenn das für Sie wichtig wird.

Brauchen Sie Hilfe?

Wenn Sie Fragen zum Partner-Tracking haben oder Unterstützung beim Aufsetzen einer Partnerschaft brauchen, melden Sie sich bei uns: info@blackpattern.de.