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Hilfecenter Einen Partner anlegen und Tracking einrichten

Einen Partner anlegen und Tracking einrichten

Mit dem Partner-Tracking kannst du nachvollziehen, welche Klicks und welche Anfragen von welcher Partner-Website auf deine Seite gekommen sind. Das funktioniert komplett ohne Google Analytics, ohne Drittanbieter-Tracker und ohne Cookie-Banner-Pflicht.

Diese Anleitung zeigt Schritt für Schritt, wie du im WaaS-Backend einen Partner anlegst, was du dabei einstellen kannst und wie das Tracking dann technisch funktioniert.

Worum es geht

Du kooperierst mit einer oder mehreren Partner-Websites — etwa einem Branchenverband, einer Kooperationsfirma oder einem Empfehlungsgeber, der Besucher zu deiner Website schickt. Bisher wusstest du vermutlich nicht oder nur grob, welcher Partner welche Anfragen geliefert hat.

Mit dem Partner-Tracking ändert sich das: Jeder Partner bekommt einen eigenen, eindeutigen Tracking-Link. Sobald jemand über diesen Link auf deine Seite kommt und ein Formular ausfüllt, wird die Anfrage automatisch dem richtigen Partner zugeordnet — sichtbar in deinem CRM und in deinem Analytics-Dashboard.

Voraussetzungen

  • Zugang zum WaaS-Backend mit Admin-Rechten
  • Der Name und die Website-Adresse deines Partners
  • Optional: die Domain (oder mehrere Domains), von denen der Partner aus auf dich verlinkt

Schritt 1: Zum Partner-Bereich navigieren

Im WaaS-Backend findest du in der linken Navigation den neuen Bereich “Partner” (zwischen “Kontakte” und “Analytics”).

Screenshot: Linke Navigation im WaaS-Backend mit hervorgehobenem Eintrag “Partner”.

Klicke auf “Partner” — du siehst eine Übersicht aller bereits angelegten Partner. Beim ersten Mal ist die Liste leer.

Schritt 2: Einen neuen Partner anlegen

Klicke oben rechts auf ”+ Neu”. Es öffnet sich das Formular zum Anlegen.

Screenshot: Leeres Anlage-Formular für einen neuen Partner.

Fülle die folgenden Pflichtfelder aus:

Name

Der Anzeigename deines Partners, z.B. “Musterverband e.V.” oder “Beispiel Kooperation GmbH”. Dieser Name erscheint später in deinem CRM und Analytics-Dashboard. Wähle etwas, das du selbst gut wiedererkennst.

Code

Der Code ist die eindeutige Kennung des Partners im Tracking-Link. Erlaubt sind Kleinbuchstaben, Zahlen und Bindestriche — keine Umlaute, keine Leerzeichen, maximal 40 Zeichen.

Beispiele:

  • musterverband
  • beispiel-koop-2026
  • partner-süd → wird automatisch zu partner-sued

Das Backend schlägt automatisch einen passenden Code aus dem Namen vor. Du kannst den Vorschlag übernehmen oder anpassen.

⚠️ Wichtig: Wenn du den Code später änderst, funktionieren bereits verteilte Tracking-Links nicht mehr. Wähle den Code daher gleich beim Anlegen passend.

Website

Die Hauptseite deines Partners (z.B. https://musterverband.de). Dient nur zur internen Orientierung — du siehst damit in der Übersicht auf einen Blick, wer der Partner ist.

Schritt 3: Die optionalen Einstellungen

Die folgenden Felder kannst du ausfüllen, musst es aber nicht. Sobald sie gesetzt sind, schalten sie zusätzliche Funktionen frei.

Referrer-Domains (Auto-Zuordnung)

Hier kannst du eine Liste von Domains hinterlegen, von denen aus der Partner auf dich verlinkt. Wenn jemand über einen Link von einer dieser Domains zu dir kommt — auch ohne den Tracking-Parameter in der URL — wird die Anfrage automatisch diesem Partner zugeordnet.

Beispiel: Dein Partner hat die Hauptdomain musterverband.de und einen Blog auf blog.musterverband.de. Trage ein:

musterverband.de
*.musterverband.de

Das zweite Pattern fängt alle Subdomains ab. Damit erfasst du auch Klicks aus dem Blog des Partners.

Wann sinnvoll? Immer dann, wenn du nicht 100 % darauf vertrauen kannst, dass alle Links deines Partners den Tracking-Code enthalten — etwa wenn der Partner ältere Inhalte hat, in denen du schon vor der Tracking-Einrichtung verlinkt warst.

E-Mail-Adresse deines Partners

Optional. Wird in zukünftigen Versionen für automatische Monatsreports an den Partner verwendet. Du kannst das Feld erstmal leer lassen.

Notizen / Konditionen

Reines Notizfeld für interne Vereinbarungen — etwa “10 % Provision pro qualifiziertem Lead” oder “Empfehlung gegen Empfehlung”. Wird nirgendwo automatisch verarbeitet, dient nur deinem eigenen Überblick.

Status

Wähle zwischen:

  • Aktiv (Standard) — Tracking läuft, eingehende Klicks und Leads werden zugeordnet.
  • Pausiert — Tracking-Link funktioniert noch (Besucher kommen normal auf deine Seite), die Zuordnung im Hintergrund wird aber nicht mehr durchgeführt. Sinnvoll bei vorübergehend ruhenden Kooperationen.
  • Archiviert — Partner wird in der Übersicht ausgeblendet, alte Daten bleiben erhalten.

Partner-Dashboard freigeben

Standardmäßig deaktiviert. Wenn du diesen Schalter aktivierst, bekommt der Partner einen eigenen Read-Only-Link zu einem kleinen Dashboard. Dort kann er die Anzahl seiner Klicks und Leads pro Tag einsehen — ohne Login und ohne dass er deine persönlichen Kontakt-Daten sieht.

Mehr dazu unten unter “Partner-Dashboard freigeben”.

Schritt 4: Speichern

Klicke auf “Speichern”. Der Partner ist angelegt — und du siehst jetzt die Detail-Ansicht.

Screenshot: Detail-Ansicht eines angelegten Partners mit Tracking-Link, Statistik-Vorschau und Action-Buttons.

In der Detail-Ansicht findest du den fertigen Tracking-Link zum Kopieren:

https://deine-domain.de/?p=musterverband

Klicke auf “Link kopieren” und schicke ihn an deinen Partner — per E-Mail, im Vertrag, in einer Vereinbarung oder direkt im Telefonat.

Der Partner kann den Code an jede beliebige Unterseite deiner Website anhängen. Beispiele:

https://deine-domain.de/?p=musterverband
https://deine-domain.de/leistungen/beratung?p=musterverband
https://deine-domain.de/blog/artikel-titel?p=musterverband

Alle Varianten funktionieren identisch. Der Partner kann also gezielt auf eine bestimmte Landing-Page verlinken und die Zuordnung bleibt erhalten.

Wenn dein Partner mehrere bestehende Links auf deine Website hat (z.B. mehrere Blogartikel, in denen du verlinkt bist) und du ihm nicht zumuten möchtest, jeden einzeln anzupassen, gibt es zwei Wege:

  1. Referrer-Auto-Zuordnung (empfohlen, einfacher): Trage die Domain des Partners im Feld “Referrer-Domains” ein. Dann werden eingehende Klicks auch dann zugeordnet, wenn der Tracking-Parameter nicht in der URL steht.
  2. Embed-Snippet: Wir können dem Partner ein kleines JavaScript-Snippet zur Verfügung stellen, das alle Links zu deiner Website auf seiner Seite automatisch mit dem Tracking-Code versieht — ohne dass der Partner jeden Link einzeln anfassen muss. Das Embed-Snippet kommt in einer der nächsten Versionen. Wenn du den Bedarf jetzt schon hast, sprich uns an.

Was passiert dann technisch?

Sobald der Tracking-Link an einen Besucher verteilt ist, läuft im Hintergrund Folgendes ab:

  1. Besucher klickt auf den Tracking-Link.
  2. Beim Aufruf deiner Seite erkennt das System den Partner-Code in der URL.
  3. Der Code wird für die Dauer der Sitzung des Besuchers gemerkt (max. 30 Minuten). Das geschieht über einen technisch erforderlichen Session-Cookie, der keinerlei personenbezogene Daten enthält — nur den Partner-Code.
  4. Während der Besucher auf deiner Seite navigiert, bleibt der Partner-Code aktiv.
  5. Füllt der Besucher ein Formular aus, wird der Partner-Code automatisch mitgespeichert.
  6. Im CRM (Bereich “Kontakte”) erscheint die Anfrage — und ist dem richtigen Partner zugeordnet.
  7. Im Analytics-Dashboard siehst du zusätzlich, wie viele Klicks pro Partner pro Tag eingegangen sind.

Wenn der Besucher kein Formular ausfüllt (sondern nur die Seite ansieht), wird trotzdem der Klick gezählt — die Zuordnung passiert auf Ebene “Klicks pro Partner”.

Wo du die Ergebnisse siehst

Im Analytics-Dashboard

Im Bereich “Analytics” findest du eine neue Auswertung “Klicks nach Partner”. Dort siehst du:

  • Wie viele Klicks pro Partner pro Tag
  • Welche Landing-Pages am häufigsten besucht wurden
  • Gesamttrends über die Zeit

Im CRM (Bereich “Kontakte”)

In der Liste deiner Anfragen siehst du eine neue Spalte “Partner”. Du kannst nach Partnern filtern und so etwa auswerten, wie viele Anfragen ein bestimmter Partner gebracht hat.

In der Detail-Ansicht jeder Anfrage steht der zugeordnete Partner ebenfalls — gemeinsam mit der Information, wie zugeordnet wurde (über den Tracking-Link, über die Referrer-Domain oder manuell).

Partner-Dashboard freigeben (optional)

Wenn du deinem Partner einen eigenen Einblick geben möchtest, aktiviere in der Detail-Ansicht den Schalter “Partner-Dashboard freigeben”.

Du bekommst daraufhin einen persönlichen Link für den Partner zum Kopieren — der Form https://deine-domain.de/partner/<langer-zufalls-token>. Diesen Link schickst du an den Partner.

Der Partner sieht dann ohne Login:

  • Klicks pro Tag (letzte 30 Tage)
  • Anzahl Anfragen pro Tag
  • Top besuchte Seiten
  • Conversion-Rate (Anteil der Klicks, die zu einer Anfrage geführt haben)

Was der Partner ausdrücklich NICHT sieht:

  • Keine Namen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern deiner Anfragen
  • Keine Inhalte der Formulare
  • Keine personenbezogenen Daten

Sollte der Link einmal verloren gehen oder in falsche Hände geraten, kannst du ihn jederzeit per Klick auf “Token neu generieren” ungültig machen. Der alte Link funktioniert dann nicht mehr — der Partner bekommt einen neuen.

Was du noch wissen solltest

Tippfehler und falsche Codes

Wenn ein Partner einen Tracking-Link mit einem Tippfehler verteilt (z.B. musterverbnd statt musterverband), gehen die eingehenden Anfragen nicht verloren — sie kommen ganz normal als Anfrage in dein CRM, sind aber zunächst keinem Partner zugeordnet. Den Roh-Code siehst du in der Detail-Ansicht der Anfrage und kannst entweder den Code im Partner-Eintrag ergänzen (dann werden auch zukünftige Anfragen mit dem Tippfehler korrekt zugeordnet) oder die Anfrage manuell einem Partner zuweisen.

Mehrere Partner pro Anfrage

Aktuell wird genau ein Partner pro Anfrage zugeordnet — und zwar derjenige, dessen Tracking-Link der Besucher als letzter benutzt hat (sogenannte Last-Touch-Attribution). Wenn ein Besucher über zwei verschiedene Partner-Links auf deine Seite kommt und dann ein Formular ausfüllt, wird der zuletzt benutzte Partner zugeordnet.

Das Partner-Tracking ist so konzipiert, dass du keinen zusätzlichen Cookie-Banner auf deiner Website brauchst. Wir verarbeiten ausschließlich aggregierte Daten ohne Personenbezug und der einzige technische Cookie ist nach geltendem Recht (TTDSG § 25 Abs. 2 Nr. 2) als “unbedingt erforderlich” einzuordnen.

In deiner Datenschutzerklärung solltest du das Partner-Tracking dennoch kurz erwähnen. Ein vorformulierter Textbaustein liegt deiner Datenschutzerklärung bereits bei — wenn du unsicher bist, sprich uns an.

Was passiert mit dem Partner, wenn ich ihn lösche?

Wenn du einen Partner löschst, bleibt die Zuordnung bei den bisherigen Anfragen erhalten — die Anfragen verlieren nur die Verknüpfung zu einem aktiven Partner-Eintrag. Wenn du einen Partner langfristig nicht mehr nutzt, empfehlen wir den Status “Archiviert” statt eines Löschens — dadurch bleibt die Historie sauber nachvollziehbar.

FAQ

Muss ich für jede Empfehlungsquelle einen Partner anlegen? Nein, nur für die, bei denen du die Klicks und Anfragen explizit zuordnen willst. Klassische SEO-Treffer, Direkteingaben und nicht-zugeordnete Quellen erscheinen wie gewohnt im Analytics-Dashboard, ohne Partner-Bezug.

Was kostet das Partner-Tracking? Nichts extra — es ist Standard-Bestandteil deines Performance-Pakets.

Kann ich rückwirkend Klicks oder Anfragen einem Partner zuordnen? Eingehende Anfragen kannst du in der CRM-Detail-Ansicht jederzeit manuell einem Partner zuordnen (Attribution-Methode: “manuell”). Bei reinen Klicks ist eine rückwirkende Zuordnung nicht vorgesehen, da wir keine personenbezogenen Klick-Daten speichern.

Funktioniert das Tracking auch bei QR-Codes auf Print-Material? Ja. Wenn der QR-Code auf einen Tracking-Link zeigt (z.B. https://deine-domain.de/?p=messe-2026), funktioniert die Zuordnung genau wie bei einem digitalen Link. Praktisch für Messe-Auftritte, Flyer oder Visitenkarten.

Kann ein Partner mehrere Codes haben (z.B. für verschiedene Kampagnen)? In der aktuellen Version: ein Code pro Partner. Wenn du mehrere Kampagnen eines Partners getrennt auswerten möchtest, leg pro Kampagne einen eigenen “Partner” an (z.B. “Musterverband — Newsletter Mai” und “Musterverband — Event Juni”). Wir arbeiten daran, Kampagnen direkt unter einem Partner abbilden zu können — sprich uns gerne an, wenn das für dich wichtig wird.

Brauchst du Hilfe?

Wenn du Fragen zum Partner-Tracking hast oder Unterstützung beim Aufsetzen einer Partnerschaft brauchst, melde dich bei uns: help@website-as-a-service.io.