Integriertes CRM

Das integrierte CRM ist ein direkt im WaaS-Backend eingebautes Lead-Management-System. Alle Anfragen, die über deine Website eingehen – Kontaktformulare, Lead Magnets, Newsletter-Anmeldungen – landen automatisch zentral an einem Ort und können dort gepflegt, qualifiziert und durch deinen Sales-Prozess geführt werden.

Diese Seite beschreibt, was dir das CRM heute bietet, wofür es geeignet ist, wofür ausdrücklich nicht – und wo Blackpattern und du jeweils ansetzen.

Wofür das integrierte CRM gedacht ist

Viele kleine und mittelständische Unternehmen brauchen kein vollwertiges Salesforce. Sie wollen einfach wissen, welche Anfragen reingekommen sind, wo jeder Lead im Vertriebsprozess steht und welche Korrespondenz gelaufen ist. Genau dafür ist das integrierte CRM gemacht – und genau das bekommst du als Bestandteil deines WaaS-Pakets.

Wer eine vollumfängliche Marketing-Automation oder eine Sales-Pipeline für 50+ Außendienst-Mitarbeitende braucht, ist mit HubSpot, Pipedrive oder Salesforce besser bedient – kann das integrierte CRM aber trotzdem nutzen, um Website-Leads sauber einzusammeln und dann automatisch ins externe System zu spielen. Siehe Abschnitt Sync mit externen CRMs.

Wo finde ich das CRM?

Im WaaS-Backend findest du in der linken Navigation den Bereich „Kontakte” (oder „Leads”, je nach Konfiguration deiner Instanz). Dort siehst du:

die Lead-Übersicht als sortier- und filterbare Tabelle,
die Detail-Ansicht pro Lead mit allen Formulardaten und Notizen,
die Pipeline-Stati, die du individuell anpassen kannst.

Das CRM ist Teil deines WaaS-Backends – kein zusätzliches Login, kein zusätzlicher Tool-Stack, keine Subscription extra.

Was das CRM kann

Lead-Übersicht

Alle Leads erscheinen in einer zentralen Tabelle mit den Spalten:

Name, E-Mail, Telefon – soweit vom Lead angegeben
Quelle – welches Formular und welche Seite den Lead generiert hat
Partner-Zuordnung – falls der Lead über eine Partner-Website gekommen ist (siehe Affiliate Marketing)
Status – wo der Lead aktuell im Sales-Prozess steht
Eingegangen am – automatisch erfasst

Du kannst die Tabelle nach jeder Spalte sortieren und filtern. Häufig genutzte Filter: „Status = neu”, „Partner = X”, „Eingegangen in den letzten 7 Tagen”.

Detail-Ansicht pro Lead

Ein Klick auf einen Lead öffnet die Detail-Ansicht. Du siehst dort:

Alle Formularfelder, die der Lead ausgefüllt hat – inkl. Freitextfeldern, Multi-Select-Antworten und Anhängen.
Notizen-Feld für interne Korrespondenz – z.B. „am 12.05. angerufen, kein Erreich, am 14.05. Termin vereinbart”.
Status-Historie – nachvollziehbar, wann sich der Lead-Status geändert hat.
Verknüpfung zur Original-Formularantwort – die Rohdaten bleiben jederzeit einsehbar.

Anpassbare Lead-Stati

Die Standard-Pipeline ist:

Neu → Kontaktiert → Qualifiziert → Angebot → Gewonnen
                                          ↘
                                            Verloren

Diese Stati sind pro Kunde anpassbar. Ein Steuerberater nutzt eine andere Pipeline als ein Recruiting-Dienstleister. Wenn du eigene Stati brauchst (z.B. „Wartet auf Unterlagen”, „Bedarfsanalyse”), sprich uns an – wir richten das einmalig ein.

Individuelle Zusatzfelder

Dein Lead-Datensatz muss nicht bei den Standardfeldern bleiben. Wenn dein Vertriebsprozess eigene Informationen braucht – etwa Budget, Branche, Objektart oder ein branchenspezifisches Merkmal – richten wir dir individuelle Zusatzfelder direkt in deinem CRM ein.

Das Besondere: Diese Felder sind update-sicher. Dein WaaS-Backend bekommt regelmäßig zentrale Produkt-Updates – deine individuellen Felder bleiben dabei garantiert erhalten und tauchen auch bei keinem anderen Kunden auf. Auch deine Website-Formulare können diese Felder direkt befüllen, wenn wir sie entsprechend anbinden.

Melde dich einfach mit deinem Wunsch – die Einrichtung übernehmen wir.

Notizen und Korrespondenz-Tracking

Pro Lead steht ein Notizen-Feld zur Verfügung, in dem dein Team festhalten kann, was bisher passiert ist. Es gibt aktuell kein automatisches E-Mail-Tracking – wer eine telefonische Notiz hinterlassen möchte, schreibt sie selbst in das Feld. Das ist bewusst niederschwellig gehalten und reicht für die meisten kleineren Vertriebsteams.

Partner-Zuordnung

Wenn der Lead über eine Partner-Website oder einen Tracking-Link auf deine Seite gekommen ist, ist die Partner-Zuordnung automatisch im Lead hinterlegt – kein manueller Aufwand nötig. In der Detail-Ansicht siehst du zusätzlich, wie die Zuordnung zustande kam (Tracking-Link, Referrer-Match oder manuell). Mehr dazu auf der Feature-Seite Affiliate Marketing.

Was passiert, wenn ein Lead reinkommt

Sobald jemand auf deiner Website ein Formular absendet, läuft im Hintergrund folgendes ab – ohne, dass du etwas tun musst:

Die Formularantwort wird vollständig gespeichert (alle Felder, plus Herkunfts-Info: welche Seite, welches Formular, ggf. Partner-Code).
Der Lead wird im CRM angelegt oder – falls dieselbe E-Mail-Adresse bereits existiert – aktualisiert. So bekommst du keine Dubletten, sondern eine fortlaufende Akte pro Person.
Status wird auf „Neu” gesetzt.
Optional: Du bekommst eine E-Mail-Benachrichtigung mit den wichtigsten Lead-Daten.
Optional: Der Lead wird parallel an dein externes CRM (HubSpot / Pipedrive) übertragen.

Ab diesem Punkt übernimmst du im Backend: prüfen, qualifizieren, kontaktieren, Status weiterstellen.

Sync mit externen CRMs (optional)

Wenn du bereits ein externes CRM wie HubSpot oder Pipedrive nutzt, können wir einen Sync einrichten:

Neue Leads aus dem WaaS-Backend werden automatisch in dein externes CRM übertragen.
Status-Änderungen können bidirektional synchronisiert werden – je nach gewünschtem Setup.
Das integrierte CRM bleibt als Eingangsfunnel bestehen; dein Vertriebsteam arbeitet weiter in seinem gewohnten Tool.

Status: Aktuell bei einzelnen Kunden im Einsatz. Der Sync wird individuell pro Kunde eingerichtet (Bereich „API-Integrationen” laut Vertrag § 5.6 Abs. 1) – ein Standard-Setup ist in Vorbereitung. Wenn du Interesse hast, sprich uns an.

Was das CRM (noch) nicht kann

Damit du klare Erwartungen hast – hier ehrlich, was heute nicht integriert ist:

Funktion	Status heute
E-Mail-Versand direkt aus dem CRM an Leads	nicht verfügbar, in Planung
Konfigurierbare Auto-Löschung alter Leads (DSGVO)	nicht verfügbar, in Planung
Automatisches Lead-Scoring	nicht verfügbar
Automatische Lead-Zuweisung an Mitarbeitende	nicht verfügbar
E-Mail-Konversations-Tracking (IMAP-Anbindung)	nicht verfügbar
Telefonie-Integration / VoIP	nicht verfügbar
Marketing-Automation (Drip-Kampagnen, Workflows)	nicht verfügbar

Wenn ein Punkt für dich kritisch ist: sag Bescheid. Manche Punkte stehen ohnehin auf unserer Roadmap und können wir priorisieren; andere lösen wir am elegantesten über den Sync mit einem externen Tool (siehe oben).

Datenschutz und Datenresidenz

Wo liegen die Daten?

Ausschließlich auf Servern in Deutschland. Es gibt keinen Drittland-Transfer, keine US-Cloud-Anbindung und keinen Subprocessor außerhalb der EU. Die genaue Datenresidenz ist in deinem WaaS-Vertrag (§ 5.5 Abs. 3) festgehalten.

Wer ist wofür verantwortlich?

Du bist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO (Art. 4 DSGVO). Du entscheidest, welche Daten du in Formularen erhebst und wie du sie verwendest.
Blackpattern ist Auftragsverarbeiter. Details regelt der mit dir abgeschlossene AVV.

Welche Daten werden gespeichert?

Nur das, was die Lead-Person freiwillig im Formular angegeben hat. Es gibt keine versteckten Tracking-Daten, keine Drittanbieter-Cookies und kein automatisches Anreichern mit externen Datenquellen (z.B. LinkedIn-Daten).

Aufbewahrung und Löschung

Du entscheidest, wie lange Leads im CRM bleiben. Eine konfigurierbare Auto-Löschung („Leads im Status ‚Verloren’ nach 12 Monaten löschen”) ist in Vorbereitung – heute löschst du Leads manuell oder über einen einmaligen Bulk-Vorgang, bei dem wir dich unterstützen.

Aus DSGVO-Sicht (Art. 5 Abs. 1 lit. e – Speicherbegrenzung) empfehlen wir, eine interne Lösch-Routine festzulegen. Sprich uns gerne an, wir richten dir einen passenden Workflow ein.

Datenexport am Vertragsende

Bei Vertragsende werden alle CRM-Daten als CSV exportiert und an dich übergeben (§ 5.5 Abs. 4). Nach Ablauf der vereinbarten Archivierungsfrist werden sie gelöscht. Du verlierst keine Lead-Historie, wenn du das Produkt wechselst.

Wie sich das CRM zu HubSpot, Pipedrive und Salesforce verhält

	Integriertes CRM	HubSpot / Pipedrive / Salesforce
Im Website-Backend eingebaut	✓	–
Zusätzliche Subscription-Kosten	–	✓
Zusätzliches Login / Tool	–	✓
DSGVO-konform mit DE-Hosting out-of-the-box	✓	abhängig vom Setup
Direkt mit Website-Formularen verbunden	✓	über Integration
Sales-Pipeline für 50+ Vertriebler	–	✓
Marketing-Automation auf Enterprise-Niveau	–	✓
Telefonie / VoIP	–	✓
Newsletter-Versand	–	✓
E-Mail-Sequenzen und Drip-Kampagnen	–	✓

Faustregel: Das integrierte CRM ist gemacht für alles, was rund um Website-Leads passiert. Wer ein vollwertiges Sales- oder Marketing-System braucht, nutzt das integrierte CRM als sauberen Eingangsfunnel und spielt von dort weiter ins externe Tool.

Service-Abgrenzung Blackpattern ↔ Kunde

Bereich	Du als Kunde	Blackpattern
Leads pflegen, Status setzen, Notizen schreiben	✓	–
Eigene Lead-Stati definieren (Wunsch melden)	✓	–
Eigene Lead-Stati einrichten	–	✓
Zusätzliche Felder im Lead-Datensatz (Wunsch melden)	✓	–
Zusätzliche Felder anlegen	–	✓
Sync mit externem CRM (Wunsch melden)	✓	–
Sync mit externem CRM einrichten	–	✓
Lead-Daten exportieren (CSV)	✓	–
Bulk-Löschung alter Leads (Wunsch melden)	✓	–
Bulk-Löschung umsetzen	–	✓
Berechtigungen für dein Team verwalten	✓	–

Häufige Fragen

Wie viele Leads kann ich speichern? Es gibt keine harte Mengenbegrenzung. Das System ist getestet bis in den Bereich von zehntausenden Leads pro Kunde. Wenn du in eine Größenordnung kommst, in der Performance ein Thema werden könnte, sprechen wir frühzeitig über ein passendes Setup.

Kann ich Berechtigungen pro Mitarbeiter vergeben (z.B. nur eigene Leads sehen)? Ja. Das WaaS-Backend hat ein rollenbasiertes Berechtigungssystem. Wir richten dir Standardrollen ein (Admin, Redakteur, Sales) und können auf Wunsch feinere Rollen definieren – z.B. „Sales-Mitarbeiter sieht nur Leads, die ihm zugewiesen sind”.

Kann ich Leads importieren – z.B. aus einer alten Excel-Liste? Ja, per CSV-Import. Sende uns deine Liste – wir bereiten den Import vor und führen ihn einmalig durch, damit Spalten-Mapping und Dubletten-Prüfung sauber laufen.

Werden Leads über die Website-Formulare automatisch im CRM angelegt? Ja. Jede Formularantwort von deiner WaaS-Website landet automatisch im CRM. Du musst dafür nichts manuell anlegen.

Was passiert, wenn dieselbe Person zweimal anfragt? Es wird kein Duplikat angelegt. Die zweite Anfrage wird dem bestehenden Lead-Datensatz hinzugefügt – du siehst beide Formularantworten in der Lead-Akte.

Können Leads E-Mails direkt aus dem CRM bekommen? Aktuell nicht – diese Funktion ist in Vorbereitung. Heute schreibst du E-Mails aus deinem regulären E-Mail-Programm und hältst die Korrespondenz im Notizen-Feld fest. Wenn dir das wichtig ist, melde dich – wir priorisieren das Thema gerne.

Kann ich das CRM mit meinem bestehenden Newsletter-Tool verbinden? Ja, das ist Teil unserer optionalen API-Integrationen (z.B. Mailchimp, Brevo, CleverReach). Sprich uns an, wir richten den Sync ein.

Kann das CRM aussehen, wie ich will (z.B. eigene Spalten in der Übersicht)? Die Spalten in der Lead-Übersicht sind individuell konfigurierbar. Ein Admin in deinem Team kann das selbst anpassen oder wir machen das für dich. Komplexere Anpassungen (eigene Detail-Ansichten, eigene Workflow-Buttons) sind Teil unseres Customization-Pakets – wir besprechen das im Einzelfall.

Kann ich eigene Felder im Lead-Datensatz bekommen (z.B. Budget oder Branche)? Ja. Wir legen individuelle Zusatzfelder direkt in deinem CRM an – exklusiv für deine Instanz. Die Felder sind update-sicher: Sie bleiben bei allen zentralen Produkt-Updates garantiert erhalten. Melde dich einfach mit deinem Wunsch, die Einrichtung übernehmen wir (siehe Individuelle Zusatzfelder).

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